Office Manager
Ben jij een echte regelaar die houdt van overzicht en graag zorgt dat alles goed loopt, van administratie tot collega’s blij maken? Dan is dit jouw kans!
Word Office Manager bij Dunck in Utrecht en zorg dat alles achter de schermen soepel verloopt voor diverse marketing- en loyaliteitsprogramma’s van bekende merken.
Over Dunck Loyalty
Dunck is een toonaangevend marketingbureau in Utrecht, gespecialiseerd in loyalty marketing. We helpen organisaties als Lebara, Greenpeace, VGZ en FNV om langdurige klantrelaties op te bouwen met aansprekende loyaliteitsprogramma’s en campagnes. Denk aan spaaracties, voordelen, cadeaus, evenementen en klantcommunicatiecampagnes.
Met onze expertise zorgen we voor trouwe klanten én waardevolle merkbeleving. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed georganiseerd is — van financiële administratie tot praktische ondersteuning — zodat onze projecten soepel verlopen.
Wat ga je doen?
In deze veelzijdige rol zorg jij dat onze administratie op orde is en het kantoor op rolletjes loopt. Je combineert organisatie, administratie en service in één afwisselende functie.
Office
Je zorgt dat het kantoor goed draait en dat collega’s alles hebben wat ze nodig hebben. Jij houdt van regelen, vooruitdenken en zorgen dat dingen gewoon goed lopen.
Je houdt je bezig met:
- Regelen van facilitaire zaken, van schoonmaak tot IT-ondersteuning
- Ontvangen van gasten en beantwoorden van de telefoon
- Bijhouden van de keuken: zorgen dat het altijd netjes, schoon en goed bevoorraad is
- Verzorgen van de lunch: zorgen dat alles klaarstaat, de tafel gezellig is gedekt en iedereen ontspannen kan aanschuiven
- Postafhandeling en contact met leveranciers
- Voorraadbeheer en bestellen van kantoorartikelen
- Plannen en organiseren van interne overleggen
- Meedenken over teamactiviteiten, borrels en attenties voor collega’s
Je bent het hart van het kantoor – degene die overzicht houdt, structuur brengt en met aandacht zorgt voor een fijne, warme sfeer waar iedereen graag werkt.
Administratie & HR
Jij zorgt dat onze financiële administratie klopt, overzichtelijk is en op tijd afgerond wordt. Met jouw oog voor detail en verantwoordelijkheid loopt alles soepel achter de schermen. Je taken omvatten:
- Verwerken en boeken van inkoop- en verkoopfacturen
- Verzenden van betaalherinneringen en opvolgen van betalingen
- Beheren van bankmutaties, verwerken van betalingen en declaraties
- Voorbereiden van de btw-aangifte, in overleg met onze financieel manager
- Opstellen van financiële rapportages en overzichten voor het management
- Signaleren van afwijkingen en meedenken over procesverbeteringen
- Ondersteunen bij de kwartaal- en jaarafsluiting
- Bijhouden van personeelsdossiers, verlof- en verzuimregistratie
- Ondersteunen bij onboarding, contractbeheer en HR-administratie
Je werkt nauw samen met onze financieel manager en HR-manager om de administratieve processen verder te optimaliseren.
Service & klantcontact
Je helpt deelnemers aan onze loyaliteitsprogramma’s bij hun vragen, schakelt met externe partijen om oplossingen te regelen en legt alle servicehandelingen zorgvuldig vast in het systeem. Je signaleert terugkerende knelpunten en denkt actief mee over verbeteringen in onze serviceprocessen.
Wat bieden wij jou?
Bij Dunck kom je terecht in een hecht team waar samenwerken, plezier en professionaliteit hand in hand gaan. We bieden je:
- Een aantrekkelijk salaris dat past bij je opleiding en ervaring
- Een zelfstandige en afwisselende functie binnen een enthousiast team
- Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling via opleidingen, literatuur en inspiratie
- Een fijne werksfeer met gezamenlijke lunches, borrels en teamactiviteiten
- Een inspirerende werkplek in Utrecht
Wat breng je mee?
We zoeken iemand die graag zorgt voor structuur en overzicht, maar ook houdt van contact en afwisseling.
- Een opleiding op mbo- of hbo-niveau en 2–8 jaar relevante werkervaring
- Beschikbaarheid van 28 tot 32 uur per week
- Nauwkeurigheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheidsgevoel
- Goede communicatieve vaardigheden en klantgerichte houding
- Handigheid met Word, Excel en boekhoudsoftware
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
Collega's aan het woord
Lisette
Sr. Service & Office Manager
Lisette
Sr. Service & Office Manager
Wat vind je leuk aan je baan?
Als Sr. Service & Office Manager geniet ik van de afwisseling en het samenwerken met collega’s. Geen dag is hetzelfde, en juist dat dynamische vind ik heerlijk. Ik krijg energie van structuur aanbrengen, processen verbeteren en zien dat onze inzet écht verschil maakt – voor klanten én voor het team.
Waarom heb je voor werken bij Dunck gekozen?
Na ervaring in fieldmarketing en e-commerce was solliciteren bij Dunck voor mij een logische volgende stap. Het werken in een groter team sprak me meteen aan. Dunck voelde direct goed: professioneel, betrokken en vol energie – de perfecte plek om te groeien én samen successen te vieren. Extra leuk vind ik dat ik hier de ruimte krijg om mijn functie zelf vorm te geven en zo echt iets nieuws op te bouwen binnen het team.
Wat doe je naast je werk?
Ik breng graag tijd door met mijn gezin, familie en vrienden – van gezellige etentjes tot avondjes uit. Opladen doe ik het liefst in bad, met een goede serie of in de sportschool. Voor mij de perfecte balans tussen ontspanning en actief bezig zijn.
Klaar voor een nieuwe stap?
Hallo, ik ben Kate Hesseling – Senior Loyalty Manager bij Dunck, verantwoordelijk voor onze spaarprogramma’s, Loyalty Support en HR. Wil je meer weten over deze functie of gewoon even kennismaken? Bel of mail me gerust — ik vertel je graag meer over de rol en ons team.